KLUNGKUNG TOURIST DESTINATION AND IT INFORMATION

STRUKTUR ORGANISASI DI KANTOR DEPAN ATAU FRONT OFFICE

Struktur organisasi di kantor depan atau Front Office Hotel dipengaruhi oleh besar atua kecilnya hotel, banyak atau sedikitnya jumlah karyawan serta system operasional yang digunakan di hotel.

Front Office Manajer
Area kerja Front Office Manager adalah Front Office area, Executive floor, dan Business center. Ringkasan pekerjaan Front Office Manager adalah menciptakan kepuasan tamu, dan memberikan kesan positif terhadap tamu di area kerjanya. Front Office Manager melaporkan tugasnya kepada General Manager dan staff bawahan dari Front Office Manager adalah staff dari front office.
Tugas pokok dari Front Office
 Menyeleksi, menempatkan, melatih, dan mengevaluasi karyawan front office
 Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai sistem komputer hotel, etika menerima telepon, dan standard operasional yang ada di hotel
 Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar
 Menyambut tamu VIP
 Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya
 Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun keuntungan dan kerugian di bagian kantor depan
 Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan
 Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi denagn memberikan penghargaan
 Membuat budget tahunan, menganalisis operasi, dan pendapatan hotel secara harian dari sisi pendapatan dan rata – rata harga kamar

Assistant Front Office Manager
Area kerja Assistant Front Office Manager adalah Front Office area, Executive floor, dan Business center. Ringkasan pekrjaan assistant front office manager adalah membantu kelancaran tugas di front office, menggantikan front office manager ketika berhalangan, dan mengkoordinir beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaanya.
Staff bawahan dari Assistant Front Office Manager adalah Duty Manager, Front Office Supervisor, dan Supervisor level lainnya di department Front Office.
Tugas pokok Assistant Front Office Manager
 Membantu pekerjaan front office manager dalam hal control dan administrasi
 Membuat jadwal kerja Duty Manager, receptionist, telephon operator, GRO, dan Conclerge
 Memantau operasional di front office
 Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan conclerge
 Memimpin briefing pada waktu shift malam
 Terjun langsung ke operasional hotel pada saat tamu ramai
 Menghadiri briefing pagi manajemen hotel dan mewakili front office manager saat berhalangan hadir
 Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan

Duty Manager
Area kerja duty manager adalah front office dan seluruh hotel yang ada hubungan dengan tamu di hotel. Ringkasan pekerjaan Duty Manager adalah mendukung pekerjaan operasional kantor depan secara menyeluruh dan mengontrol operasional lintas departemen untuk shift tertentu. Atasan langsung Duty Manager adalah Front Office Manager, sedangkan staff bawahan Duty Manager adalah front office supervisor, front office staff, guest relation officer, conclerge, dan business center secretary.
Tugas Pokok Duty Manager
 Membantu tugas front office manager dan assistant front office manajer dalam melaksanakan tugas operasional di front office
 Mendukung kelancaran proses chek-in dan chek-out di front office
 Menangani kesulitan tamu dan staff di front desk
 Mengontrol operasional di seputar front office antara lain : lobby, restaurant, bar, lounge koridor, dan kamar tamu
 Membuat laporan setiap shift tentang temuan dan kejadian selama jam kerjanya
 Menyambut tamu VIP bersama dengan Front Office Manager